Pioneira, Amazonprev completa uma década de arquivamento digital

Em 2019, a Fundação Amazonprev completa uma década do início do seu pioneiro processo de digitalização de arquivos, que tem a mediação do Tribunal de Contas do Estado do Amazonas (TCE-AM). Até julho, a Coordenadoria de Administração de Arquivo (Coarq) digitalizou 13 mil processos de pensões e aposentadorias, conservando o acervo físico sob a tutela do órgão e enviando os documentos digitalizados para a plataforma do TCE-AM.

O arquivo conserva processos físicos que datam de 1946, época em que era administrado pela Secretaria de Administração (Sead). A demanda pela digitalização de documentos tende a crescer com a evolução da era digital, e o processo oferece diversos benefícios às empresas e instituições, como por exemplo, a liberação de espaço físico, a preservação dos documentos, o acesso imediato a todas as informações nas plataformas digitais, o compartilhamento simultâneo entre diversos setores e a preservação do meio ambiente.

Segundo a coordenadora do Coarq, Ana Célia Bezerra, a manutenção dos processos físicos exige atenção especial, como controle da umidade, temperatura, higiene e manuseio. “Já os documentos eletrônicos seguem o plano de classificação e eliminação, atendendo às diretrizes do Conselho Nacional de Arquivo (Conarc), que rege todas as normativas de arquivamento para as instituições do país”, detalha a servidora.

Normatização – Para adequar os documentos digitais quanto a formato, tamanho e normas de envio específicos, os analistas da Amazonprev foram orientados pelo Tribunal de Contas para apenas enviar os processos por meio eletrônico, mas que a tutela dos originais ficasse com a própria instituição.

“A organização é detalhadamente sistematizada por meio de informações de data, órgão público de origem e sequência numérica. Cada processo que entra é catalogado na base de dados da Amazonprev, o Sisprev”, acrescenta o presidente da instituição previdenciária, André Luiz Zogahib.

FOTOS: Divulgação/Amazonprev

Mais informações: Assessoria de Comunicação da Fundação Amazonprev: Náis Campos (3627-3431 e 98459-0212) e Suélen Ribeiro (99112-4878).

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